籌備期

如何製作執行活動
.架構規劃
1.指活動流程,擬定後經客戶確認可以執行。
以記者會為例:
長官、媒體報到→媒體入席→開場表演→主持人開場→長官介紹→長官致詞→啟動/爆點儀式→禮成ㄈ→媒體聯訪
.活動表演也可與啟動儀式相結合,如101年度行政院環保署廢四機回收記者會,以啦啦隊舞蹈方式,將回收品項由表演者在舞蹈中貼上儀式道具。
以頒獎典禮為例:
報到→貴賓入場→開場表演→主持人開場→長官介紹→長官致詞→啟動/爆點儀式→頒獎→禮成→媒體聯訪
.如較大場次之典禮,甚至會安排中場表演、中場表演二等,在表演節目的安插與順序安排同樣需經客戶確認。
2. 所有規劃皆需以執行經費為考量下提出。
3. 流程時間點之訂定。如典禮開始時間不宜過早,進行時間不宜過久,需保留充足賓客報到時間,表演節目時間長度控制等。
4. 保留媒體聯訪時間。
5. 活動主持人之選定,必於前置規劃階段,提出建議讓客戶選擇,並提出適合活動調性的主持人選。避免建議有負面新聞出現之藝人。
6. 表演團體之性質,儘量以可與活動扣合為主,如勞委會職訓局職務再設計與金展獎頒獎典禮,就請到視障歌手與身障舞蹈團體表演。而農委會2011台灣米博覽會,則請到本土味濃厚的台語演唱團體表演,並以符合農業主題的「農出來」為表演曲目。

啟動儀式/活動爆點
1. 活動爆點指有新聞點、創意,有畫面,並與活動主題符合之儀式。
2. 爆點之發想可透過部門動腦會議來集體發想,但開會前必須由專案負責人整理。

人員檔期通告
1.人員敲通告時最怕遇到檔期不行,故於人員經客戶確認後,立即預定檔期敲通告。
2. 通常以電話方式確認合作後,詢問是否需出合作意向書、合約等,如無上述較正式的合作證明文件,則需發通告確認信,信中寫上活動名稱、時間、地點、典禮流程、注意事項等。
3. 可將設計完成之主視覺背景圖與場地圖寄給主持人,讓其挑選適合典禮之服裝與配色。
4.主持人稿以第一人稱撰寫,需於活動前三天完成,並請業務部主管確認完畢後寄給客戶。待客戶確認完畢後,再寄給主持人。主持人稿變動性最高,常因客戶更改流程而變化,但需詳實記錄每個典禮步驟。

硬體詢價發包
1.詢價時請一併向協力廠商〈發包對象〉索取報價單,並載明項目、規格、數量、單價、總價,價金標示稅內稅外。
2. 詢價時至少以三家為基本。
3. 發包價金之決議:將廠商報價單印出,並由主管皆簽名確認金額後,才可進行發包。
4. 發包時請確認對方開立發票之公司別、統一編號、品項名稱等,付款方式請與付款對象確認清楚,如現金、支票或匯款。

協同硬體場勘、視覺設計、動線座位規劃
1.一般活動佈置之視覺設計會與主視覺LAYOUT一致,並以之延展。
2. 場勘時必帶物品:主視覺設計、活動流程、捲尺、相機。
3. 場勘注意事項:
.交通便利性及相對位置:停車場、大眾運輸動線、週遭有無明顯地標或建築物方便說明。
. 進場時動線安排,是否有貨梯可使用?
. 會場入口佈置:如何佈置以達到清楚明顯?是否有花藝需求?是否需人力引導?
. 指引牌擺放位置與數量;入口動線規劃;長官、媒體、觀禮貴賓與得獎者是否區分進場動線?
. 接待處之設置、佈置;接待桌現場是否可租借?是否需花藝?
. 洗手間指引牌是否需標示
. 座位區規劃:長官席、貴賓席、記者席、得獎人席、觀禮席之分配。長官席通常為面舞臺正中央,觀禮視野最好之處。貴賓席通常為長官席旁,次重要長官座位區。記者席為預留給媒體記者之座位,此處記者席一般指平面記者為主。得獎人席安排通常離上舞臺處較靠近,方便眾多人員上台領獎,並於上舞臺前之小空地可以列隊等待,控制上臺順序。觀禮席一般較靠座位區後半段。
. 電子媒體區、攝影區之設置。
. 評估後臺作業空間、獎座區大小,獎座區通常與得獎者及主持人側反方向。
. 主持人、表演團體休息室位置。
. 丈量舞臺大小〈寬*深*高〉、施工方法、特殊效果。
. 是否有主持人臺可租借?並測量主持人臺前方面板尺寸。
. 主舞臺花藝佈置:依客戶習慣不同,如農委會非常重視花藝,故於場地規劃之初就需特別將花藝佈置獨立出來。
. 音響部分:音控區位置是否於舞臺旁?音響設備可直接使用會場內建或者需外發?喇叭架設於何處?是否會影響人員動線?
. 燈光部分:是否需加強外發燈光?電腦燈、地燈、PA燈之運用。
. 視訊部分:會場有無投影設備可使用?是否需外發視訊?外發螢幕之尺寸與流明數需要多少?
. 會場桌椅、指示牌可提供之最大數量。
. 會後清潔、垃圾處理問題。
. 場地使用時間進徹場、會場時間、費用如何計算?
. 會場電力使用問題。是否需外發發電機?

場地佈置工單

1. 於場勘完畢後,以丈量過之尺寸,開會場佈置工單。建議可先以活動主背板經客戶確認後再延伸相關製作物,避免做白工。
2.場勘照請一併提供給創意,並於溝通時注意會場燈光之影響。
3. 所有落地之輸出物,如舞臺背板、指示牌等,單位LOGO皆不宜貼地。落地輸出物需注意視覺位置,閱讀上的離地高度等。

邀請卡製作
1. 一般於典禮時間、地點、流程、主視覺確認後,即可完稿發印。
2. 寄送名單需與客戶確認。
3.郵寄款項於一周前申請完畢。
4. 確認邀請卡有無特殊需求,如點字。

撰寫活動總流程
1. 格式如下:

2.流程名稱需正確,如工作人員集合、主持人報到等。
3. 在該流程內的執行人員需列出。
4. 內容欄位為各人員工作說明,並於說明前簡述此流程狀況。

與客戶確認典禮整體規劃、細部修正
1.一般於細部流程確定後,會與客戶召開活動現場執行說明的工作會議,會議中針對當天人力配置、作業流程、輸出佈置、影音播放、花藝特效、座位規劃、表演內容等,做細部討論與確認。
2.客戶如有人力上的調配與支援,長官出席、致詞、頒獎順序等,也可於此時確認。

平面配置圖、人力分配表、物品清單
1. 平面配置圖:自會場位置、交通資訊、入口動線、輸出物設置、接待區、攝影區、講座區、座位規劃、舞臺配置、主持人及表演團體休息室等,皆詳實記錄。
2. 客戶若特別重視的點,請一併標示於平配圖上,如精神堡壘、花藝等。
3. 人力分配表格式如下:

4.依上表格式,將人員按各階段工作概述。
5. 物品清單案區域分類,將各區所需物品詳細列出,並標明數量,方便主管與活動執行之該負責區域同仁進行檢核。

新聞資料袋:採訪通知、新聞稿、資料光碟
1.採訪通知撰寫重點為:將活動爆點寫出,附上活動主題、時間、地點、新聞連絡人、活動流程。
2. 新聞連絡人一般為專案負責人、主管,加上客戶窗口,並需留公司電話與手機號碼。
3. 新聞稿撰寫完畢後,先請主管修正,再寄客戶確認。
4. 採訪通知與新聞稿確認後,可轉請客戶與媒管部發給記者,約7天前。
5. 如有得獎影片、專訪等影音部分,可連同採訪通知、新聞稿、相關補充資料等燒入光碟中,製作資料光碟提供電子媒體。

活動會前會
1.備齊活動總流程、平面配置圖、人力分配表、物品清單,並經主管確認後,即可召開會前會。會中從進場至活動當日作業流程向參加人員做詳細說明,並針對問題討論與修正。
2. 會前會至少需召開兩次,第一次為7~10天前,第二次為3~5天前。

進場
1.進場前一天與協力廠商以電話再次確認時間、地點、硬體規格等。
2.確保協力廠商提供足夠人力進場。
3.物品清單所有物件、相關表單是否備齊,檢核確認。
4.是否需租借公司用車或貨車。
5.到達會場時,再次確認進場動線、貨梯使用狀況、進場時間。
6.掌握現場進度,區分先後順序與區域,避免工作衝突。
7.確保場地使用窗口在場,負責技術協調及狀況處理。
8. 燈光、音響、視訊設備,儘量於進場完畢當天進行測試,且協力廠商應待測試無誤後才能離開。

活動當日、撤場

1.人員集合請勿遲到。
2. 預留兩次綵排時間,並於綵排完畢後修正現場狀況。綵排時請當正式活動進行。
3. 各負責區域如遇突發狀況需由該區負責同仁馬上回報主管或總場控,回報問題與解決辦法,經主管或總場控確認後做第一時間處理。
4. 與主持人對稿需仔細,通常由總場控負責。
5. 需預留機動人力,以做緊急應變處理。
6. 活動開始前需再做一次當日工作流程說明、重點提醒。
7. 長官名單於典禮開始前需再次確認,並與主持人對清楚介紹順序與唸法。
8. 現場攝影同仁於活動開始前,需拍攝所有硬體設備、花藝佈置、輸出物、場地照、獎盃獎狀等。
9. 典禮完畢後,由主持人引導現場媒體記者進行聯訪,聯訪事先與客戶確認。
10. 撤場時按人力分配表,待總場控與窗口確認後,才可進行撤收。廠商不得擅自撤收離場,需待總場控通知。
11. 所有活動使用物品器材回公司後三天內整理歸位完畢。

新聞露出資料收集
1.於當日活動結束,於當日、隔天搜集網路新聞、晚報等,整理建檔,以便歸入結案。
2. 新聞畫面之側錄,可經由媒管部購買當日或隔天播出之新聞畫面。

 

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